In Sachen Kassenbuchführung

Die Bedeutung einer ordnungsgemäßen Kassenbuchführung zeigt sich spätestens bei einer Betriebsprüfung. Die wichtigsten Grundsätze zur Kassenbuchführung hat die OFD Karlsruhe in einer umfangreichen Verfügung wie folgt zusammengefasst:

Der Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht erfordert die Aufzeichnung jedes einzelnen Geschäftsvorfalls, so dass ein Dritter in angemessener Zeit eine lückenlose Überprüfung vornehmen kann. Dazu rechnen die Aufzeichnung der in Geld bestehenden Gegenleistung, des Inhalts des Geschäfts und des Namens des Vertragspartners. Die erforderlichen Rechnungsinhalte ergeben sich aus § 14 Abs. 4 UStG. Eine Verpflichtung zur einzelnen Verbuchung eines jeden Geschäftsvorfalles besteht dagegen nicht. Allerdings ist für jeden Geschäftsvorfall die Zahlungsart festzuhalten. Nur Barumsätze sind im Kassenbuch zu erfassen. Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen gegen Barzahlung gilt aus Zumutbarkeitsgründen keine Einzelaufzeichnungspflicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet wird. Dies ist grundsätzlich auch auf Dienstleistungen übertragbar.

Auf diese Aufzeichnungserleichterung können sich Dienstleister jedoch nicht berufen, wenn Einzelaufzeichnungen geführt werden, z.B. Termin- oder Tischreservierungen. Eine Registrierkassenpflicht besteht nicht. Es ist zulässig, eine offene Ladenkasse zu führen. Auch hier ist die Aufzeichnung jedes einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls grundsätzlich erforderlich. Sind Einzelaufzeichnungen nicht zumutbar, müssen die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden. Für den Kassenbericht ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand täglich zu zählen. Der Endbestand ist rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen und den Kassenanfangsbestand zu mindern, so dass sich letztlich die Tageseinnahmen ergeben. Dies gilt für jede einzelne Kasse. Ein Zählprotokoll ist nicht zwingend erforderlich, dient aber als zusätzlicher Nachweis der vollständigen Ermittlung der Einnahmen.

Bei Einsatz elektronischer Aufzeichnungssysteme ist darauf zu achten, dass die oben genannten Informationen des Kassensystems vollständig und unveränderbar in digitaler Form aufbewahrt werden. Bei Umstellung auf ein neues System wird empfohlen, alte Kassen aufzubewahren. Fehlen Programmierungsunterlagen bzw. Protokolle nachträglicher Programmänderungen, stellt dies einen schweren formellen Mangel der Buchführung dar. Alle Einzeldaten (Journaldaten, Stamm-, Auswertungs- und Programmierdaten sowie Änderungsdaten), die durch die Nutzung der Kasse entstehen, müssen während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Bislang angeschaffte elektronische Kassen müssen bis spätestens 31.07.2025 angemeldet werden. Nach diesem Stichtag angeschaffte Kassen sind binnen eines Monats anzumelden.

Quelle: Geißler Steuerberatungsgesellschaft mbH, 89364 Rettenbach